LANGKAH - LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE

            Untuk menulis surat ataupun data yang akan diisikan pada formulir yang sama secara digital, lalu dikirimkan kepada banyak orang tentulah akan menghabiskan waktu apabila kita mengisikan data satu persatu dan membuat lagi format yang sama tiap kali ingin mengirimkan ke penerima yang berbeda. Dalam hal ini, fungsi Mail Merge dalam Ms. word sangat membantu agar kita tidak lagi direpotkan dengan membuat ulang format yang sama karena jumlah Recipient yang cukup banyak.
Karena jika menggunakan Mail merge kita menggunakan 1 format surat dan kita hanya perlu membuat daftar penerima dari surat tersebut.

Berikut ini tutorial sederhana dalam membuat Mail Merge pada Ms. Word

1.        Buat terlebih  dahulu naskah surat  yang ingin dibuat. Contohnya:

2.        Kemudian kita jalankan mail merge wizard, caranya klik Tab Maillings kemudian klik Start Mail Merge lalu pilih Letters.

3.        Setelah itu, klik Select Recipients lalu pilih Type New List..

4.         Akan muncul kotak dialog baru, disinilah kita akan mengisi data untuk surat nantinya. Secara default nama kolom list sudah terbentuk, namun untuk penyesuaian kita dapat mengubah nama list tersebut. Caranya klik Costumize Columns.

5.        Kemudian ganti Field Name yang tersedia dengan Field Name yang akan kita gunakan. Untuk menggantinya  dapat dengan cara menghapus dahulu list yang sudah ada, atau dapat juga dengan mengganti nama, lalu hapus Field Name yang tidak digunakan.

6.         Setelah Field Name telah diubah, maka daftarnya akan berubah juga. Seperti gambar dibawah ini. Kemudian klik OK.

7.       Isikan data sesuai Field Name surat yang akan di mailing. Untuk menambah data klik New Entry.

8. Kita dapat meletakkan data yang akan di mailing sesuai format yang telah dibuat sebelumnya. Caranya pilih field list dengan cara insert Merge Field dan letakkan sesuai tempatnya dalam isi surat.

Hasilnya akan menjadi seperti ini:

9.         Untuk Melihat Hasil dari data yang kita mailing, caranya buka Tab Mailings lalu klik Preview Result, maka data tersebut akan muncul.

10.         Untuk melihat identitas dari data yang lain dari recipient list, dapat klik next record, seperti gambar dibawah ini.

11.         Terakhir, SIMPAN file mail merge tersebut.

Baiklah, sekian tutorial kita kali ini. Semoga bermanfaat dan sampai berjumpa di tutorial yang lainnya. Assalamu'alaikum Wr. Wb.

P.S : Untuk melihat hasil dari tutorial diatas, silahkan klik CONTOH MAIL MERGE 1

Mail Merge untuk POLIS Asuransi, silahkan klik  POLIS